Przedsiębiorco pamiętaj- 1 października mija termin na wdrożenie e-doręczeń. Sprawdź szczegóły !

Obowiązek posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń stopniowo obejmuje kolejne grupy przedsiębiorców. Jeśli masz wpis do CEIDG i nie masz adresu do e-Doręczeń, musisz go założyć przy okazji aktualizacji danych w CEIDG. Sprawdź, czym są e-Doręczenia i jak je wdrożyć w swojej firmie.

Od 1 października trzeba mieć  adres do e-Doręczeń. Obowiązek obejmie firmy, które zarejestrowały działalność w Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) przed 1 stycznia 2025 r.

E-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Adres do e-Doręczeń twojej firmy to adres, na który dostaniesz korespondencję urzędową. Urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.

e-Doręczenia mają dawać gwarancję:

• jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata
• tajemnicy korespondencji
• niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych
• dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru
• dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji
• możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.

Ważne! Adres do e-Doręczeń twojej firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.

Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra cyfryzacji, w którym są zebrane adresy do e-Doręczeń. Oprócz adresów, baza zawiera informacje o wszystkich dostawcach świadczących usługi e-Doręczeń.

Adres do e-Doręczeń muszą mieć:

• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
• przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS.

Ważne! Poza spółkami prawa handlowego (na przykład jawnymi, akcyjnymi), adres do e-Doręczeń muszą mieć także inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, na przykład spółdzielnie, czy fundacje.

Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego.

Dotyczy to:

• adwokata
• radcy prawnego
• doradcy podatkowego
• doradcy restrukturyzacyjnego
• rzecznika patentowego
• notariusza.

Ważne!

• jeśli założysz skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinieneś założyć kolejną dla swojej firmy – jako przedsiębiorca.
• jeśli prowadzisz firmę jako adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy albo notariusz, oprócz adresu dla swojej firmy musisz mieć adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego.

W tych przypadkach nie możesz posługiwać się tą samą skrzynką.

Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego posługują się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.

Pamiętaj! Do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.

Sprawdź harmonogram obowiązku stosowania e-Doręczeń.

Jak znaleźć adres do e-Doręczeń urzędu

Jeśli chcesz sprawdzić, czy podmiot, w którym załatwiasz sprawę, ma już aktywny adres do e-Doręczeń, skorzystaj z wyszukiwarki udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji.

Przejdź do wyszukiwarki podmiotów publicznych z aktywnymi adresami do e-Doręczeń.

Aby wyszukać podmiot, wpisz jego nazwę lub numer REGON. Możesz też przeszukiwać dane wpisując miejscowość, województwo lub adres do e-Doręczeń.

Wyszukiwarka zawiera dane podmiotów publicznych. Znajdziesz w niej między innymi ministerstwa, urzędy centralne, urzędy miast i gmin, starostwa, spółki komunalne i inne. Dane w zestawieniu są aktualizowane codziennie oprócz weekendów oraz dni wolnych od pracy.

Przedsiębiorca, który ma już skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl, może ustalić adres urzędu za pomocą wyszukiwarki udostępnionej w skrzynce.

W tym celu, podczas adresowania wiadomości kliknij przycisk „+Dodaj adresata” i wybierz odbiorcę – podmiot publiczny albo komornika. Możesz wyszukać podmiot wpisując jego adres do e-Doręczeń, NIP, REGON, numer KRS albo nazwę i miejscowość.

Jak znaleźć adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy

Aktywny adres do e-Doręczeń jest ujawniany we wpisie przedsiębiorcy do rejestru – odpowiednio CEIDG albo KRS.

Aby odnaleźć wpis do rejestru przedsiębiorców, skorzystaj z wyszukiwarki firm na Biznes.gov.pl.

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

• firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
• firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
• firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.

Adres do e-Doręczeń muszą mieć:

• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
• przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS.

Ważne! Poza spółkami prawa handlowego (na przykład jawnymi, akcyjnymi), adres do e-Doręczeń muszą mieć także inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, na przykład spółdzielnie, czy fundacje.

Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego.

Dotyczy to:

• adwokata
• radcy prawnego
• doradcy podatkowego
• doradcy restrukturyzacyjnego
• rzecznika patentowego
• notariusza.

Ważne!

• jeśli założysz skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinieneś założyć kolejną dla swojej firmy – jako przedsiębiorca.
• jeśli prowadzisz firmę jako adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy albo notariusz, oprócz adresu dla swojej firmy musisz mieć adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego.

W tych przypadkach nie możesz posługiwać się tą samą skrzynką.

Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego posługują się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.

Pamiętaj! Do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.

Sprawdź harmonogram obowiązku stosowania e-Doręczeń.

Jak znaleźć adres do e-Doręczeń urzędu

Jeśli chcesz sprawdzić, czy podmiot, w którym załatwiasz sprawę, ma już aktywny adres do e-Doręczeń, skorzystaj z wyszukiwarki udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji.

Przejdź do wyszukiwarki podmiotów publicznych z aktywnymi adresami do e-Doręczeń.

Aby wyszukać podmiot, wpisz jego nazwę lub numer REGON. Możesz też przeszukiwać dane wpisując miejscowość, województwo lub adres do e-Doręczeń.

Wyszukiwarka zawiera dane podmiotów publicznych. Znajdziesz w niej między innymi ministerstwa, urzędy centralne, urzędy miast i gmin, starostwa, spółki komunalne i inne. Dane w zestawieniu są aktualizowane codziennie oprócz weekendów oraz dni wolnych od pracy.

Przedsiębiorca, który ma już skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl, może ustalić adres urzędu za pomocą wyszukiwarki udostępnionej w skrzynce.

W tym celu, podczas adresowania wiadomości kliknij przycisk „+Dodaj adresata” i wybierz odbiorcę – podmiot publiczny albo komornika. Możesz wyszukać podmiot wpisując jego adres do e-Doręczeń, NIP, REGON, numer KRS albo nazwę i miejscowość.

Jak znaleźć adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy

Aktywny adres do e-Doręczeń jest ujawniany we wpisie przedsiębiorcy do rejestru – odpowiednio CEIDG albo KRS.

Aby odnaleźć wpis do rejestru przedsiębiorców, skorzystaj z wyszukiwarki firm na Biznes.gov.pl.

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

• firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
• firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
• firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.

Adres do e-Doręczeń muszą mieć:

• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
• przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS.

Ważne! Poza spółkami prawa handlowego (na przykład jawnymi, akcyjnymi), adres do e-Doręczeń muszą mieć także inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, na przykład spółdzielnie, czy fundacje.

Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego.

Dotyczy to:

• adwokata
• radcy prawnego
• doradcy podatkowego
• doradcy restrukturyzacyjnego
• rzecznika patentowego
• notariusza.

Ważne!

• jeśli założysz skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinieneś założyć kolejną dla swojej firmy – jako przedsiębiorca.
• jeśli prowadzisz firmę jako adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy albo notariusz, oprócz adresu dla swojej firmy musisz mieć adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego.

W tych przypadkach nie możesz posługiwać się tą samą skrzynką.

Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego posługują się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.

Pamiętaj! Do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.

Sprawdź harmonogram obowiązku stosowania e-Doręczeń.

Jak znaleźć adres do e-Doręczeń urzędu

Jeśli chcesz sprawdzić, czy podmiot, w którym załatwiasz sprawę, ma już aktywny adres do e-Doręczeń, skorzystaj z wyszukiwarki udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji.

Przejdź do wyszukiwarki podmiotów publicznych z aktywnymi adresami do e-Doręczeń.

Aby wyszukać podmiot, wpisz jego nazwę lub numer REGON. Możesz też przeszukiwać dane wpisując miejscowość, województwo lub adres do e-Doręczeń.

Wyszukiwarka zawiera dane podmiotów publicznych. Znajdziesz w niej między innymi ministerstwa, urzędy centralne, urzędy miast i gmin, starostwa, spółki komunalne i inne. Dane w zestawieniu są aktualizowane codziennie oprócz weekendów oraz dni wolnych od pracy.

Przedsiębiorca, który ma już skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl, może ustalić adres urzędu za pomocą wyszukiwarki udostępnionej w skrzynce.

W tym celu, podczas adresowania wiadomości kliknij przycisk „+Dodaj adresata” i wybierz odbiorcę – podmiot publiczny albo komornika. Możesz wyszukać podmiot wpisując jego adres do e-Doręczeń, NIP, REGON, numer KRS albo nazwę i miejscowość.

Jak znaleźć adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy

Aktywny adres do e-Doręczeń jest ujawniany we wpisie przedsiębiorcy do rejestru – odpowiednio CEIDG albo KRS.

Aby odnaleźć wpis do rejestru przedsiębiorców, skorzystaj z wyszukiwarki firm na Biznes.gov.pl.

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

• firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
• firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
• firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.

Wniosek o utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl składają tylko firmy prywatne.

Przejdź do e-usługi na portalu gov.pl, jeśli chcesz założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń dla:

• podmiotu publicznego
• przedstawiciela zawodu zaufania publicznego
• fundacji, stowarzyszenia albo innego podmiotu wpisanego do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS.

W przypadku tych podmiotów nie składaj wniosku przez Biznes.gov.pl, bo nie będzie skuteczny.

Uwaga! Fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS, składają wniosek o adres do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi na portalu gov.pl, nawet jeśli mają dodatkowy wpis do rejestru przedsiębiorców KRS.

Skorzystaj z e-usługi na Biznes.gov.pl, jeśli chcesz utworzyć adres do e-Doręczeń dla:

• przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG
• spółki jawnej
• spółki komandytowej
• spółki komandytowo-akcyjnej
• spółki partnerskiej
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• spółki akcyjnej
• prostej spółki akcyjnej
• spółki europejskiej
• spółdzielni
• spółdzielni europejskiej
• samorządu zawodowego podmiotów gospodarczych
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
• europejskiego zgrupowania interesów gospodarczych
• głównego oddziału zagranicznego zakładu reasekuracji
• głównego oddziału zagranicznego zakładu ubezpieczeń
• innej osoby prawnej wykonującej działalność gospodarczą, wpisanej do rejestru przedsiębiorców
• oddziału zagranicznego przedsiębiorcy.

Po aktywacji adresu, firmy korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

Przedstawiciele zawodów zaufania, podmiotów publicznych oraz podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń na edoreczenia.gov.pl.

Twoja firma może korzystać z darmowej usługi e-Doręczeń u publicznego dostawcy, za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Jeśli chcesz korzystać z e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl złóż wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń.

Wniosek możesz złożyć:

• przez e-usługę na Biznes.gov.pl
• we wniosku o wpis do CEIDG albo do KRS – jeśli rejestrujesz firmę
• we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG albo KRS, jeśli zarejestrowałeś firmę przed 1 stycznia 2025 roku.

Pamiętaj! Jeśli masz już osobisty adres do e-Doręczeń (założony jako osoba fizyczna), nie podawaj go we wniosku CEIDG. Jako przedsiębiorca, musisz mieć osobny, firmowy adres doręczeń elektronicznych.

Wniosek przez Biznes.gov.pl mogą złożyć wyłącznie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.

Przeczytaj, jak przebiega proces zakładania adresu do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl i jakie dane musisz przygotować.

Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, twój adres zostanie automatycznie dodany do BAE, a ty uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy.

Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

Właściciel adresu i administrator mogą wskazać w skrzynce do e-Doręczeń osoby uprawnione do wysyłania i odbierania korespondencji oraz do zarządzania wiadomościami. Warto wskazać takie dodatkowe osoby, aby zapewnić płynność w obsłudze korespondencji firmy, na przykład w razie nieobecności administratora w pracy.

Dowiedz się jakie są zasady zarządzania skrzynką do e-Doręczeń oraz prawa i obowiązki posiadacza skrzynki.

Aby skutecznie złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń, pamiętaj!

• Wniosek musi być podpisany elektronicznie. Możesz wybrać podpis osobisty, podpis zaufany lub podpis kwalifikowany.
• Wszystkie załączniki do wniosku, za wyjątkiem potwierdzenia zapłaty opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, muszą być podpisane elektronicznie. Do podpisania dokumentu możesz użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.
• Wniosek podpisują osoby uprawnione do reprezentacji (na przykład zarząd, wspólnicy) albo prokurent lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku. Ważne! Minister Cyfryzacji odrzuci wniosek podpisany niezgodnie z zasadami reprezentacji.
• Jeśli reprezentujesz przedsiębiorcę (na przykład jako pełnomocnik), a twoje uprawnienie do złożenia wniosku wynika z CEIDG albo KRS, nie musisz dołączać do wniosku pełnomocnictwa, ani innego dokumentu uprawniającego do reprezentacji.
• Jeśli dołączasz pełnomocnictwo albo inny dokument uprawniający do działania w imieniu przedsiębiorcy pamiętaj, że musi być w oryginale albo kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Do podpisania dokumentu elektronicznego użyj podpisu kwalifikowanego, osobistego albo zaufanego.
• Do dokumentu pełnomocnictwa i prokury dołącz dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Zapłać ją na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby lub miejsca zamieszkania mocodawcy. Mocodawcą jest przedsiębiorca, który udzielił pełnomocnictwa lub ustanowił prokurę. Sprawdź praktyczne informacje na temat opłaty skarbowej.
• Wielkość wszystkich załączanych plików łącznie nie może przekroczyć 3,7 MB.
• Aby wysłać wniosek, po podpisaniu dokumentu kliknij przycisk „Wyślij”.

Pobierz:

• wzór pełnomocnictwa do wniosku o adres do e-Doręczeń (format docx)
• wzór pełnomocnictwa do wniosku o adres do e-Doręczeń (format PDF).

Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń otrzymasz wiadomość e-mail z instrukcją jak aktywować adres i skrzynkę doręczeń.

Dopiero po aktywacji adres do e-Doręczeń jest wpisywany do BAE. Aktywacja jest też niezbędna, aby zacząć korzystać z usługi – odbierać i wysyłać wiadomości ze skrzynki w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Wiadomość o utworzeniu adresu i o sposobie aktywacji jest przesyłana przez zespół e-Doręczeń na adres e-mail podany we wniosku.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz wyznaczyć administratora skrzynki i wskazać jego adres e-mail do powiadomień. Jeśli nie wyznaczysz administratora, zadbaj o to, aby we wniosku znalazł się twój adres e-mail, który regularnie sprawdzasz.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki. Wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana do administratora, na adres e-mail podany we wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń.

Pamiętaj! Tylko administrator wyznaczony przez przedsiębiorcę z KRS może aktywować skrzynkę do e-Doręczeń tego przedsiębiorcy.

Aby aktywować skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl:

• po otrzymaniu mejla informującego, że adres do e-Doręczeń został utworzony, zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy. Uwaga! Jeśli aktywacja dotyczy przedsiębiorcy z KRS, loguje się administrator skrzynki
• otwórz zakładkę e-Doręczenia w menu bocznym
• wybierz skrzynkę, którą chcesz aktywować
• kliknij przycisk Aktywuj
• podaj adres e-mail do powiadomień i zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego
• kliknij przycisk Aktywuj skrzynkę.

Po zakończonej aktywacji, otrzymasz e-maila z informacją, że skrzynka jest aktywna i możesz zacząć z niej korzystać.